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Instructions Générales de Qualité pour les sous-traitants

Révision D du 31/07/2017 MODE053
La révision C du 19/04/2017 est accessible ici

La révision B du 07/03/2016 est accessible ici

1 OBJET DU DOCUMENT

Ce document présente les exigences de qualité contractuelles à appliquer par les sous-traitants de l’ensemble du Groupe Ingeliance et Ingeliance Technologies. Ces derniers seront désignés dans le reste du document sous l'acronyme INGELIANCE, afin de rendre le texte plus lisible.

 

2 DOMAINE D’APPLICATION

Ces Instructions Générales de Qualité sont exécutoires et s’appliquent à tous les produits commandés par INGELIANCE.

Le terme Prestations désigne les prestations qui seront exécutées par le Fournisseur pour le compte d’INGELIANCE comme par exemple des études, du développement, la réalisation de prototypes et d’outillages prototypes, la réalisation d’outillages, du stockage....

Le terme Produit désigne les produits et/ou services qui sont fabriqués ou fournis selon les spécifications techniques d’INGELIANCE.

Le Fournisseur est la structure qui fournit un produit à INGELIANCE. Ce produit peut être de sa propre conception ou de celle spécifiée par INGELIANCE, une norme ou un Client. Le terme "Fournisseur" inclut donc la notion de sous-traitant.

Cette instruction est spécifiée sur nos commandes d’achats, elle est d’application obligatoire pour les fournisseurs et sous-traitants titulaire d’un command d’INGELIANCE. En acceptant le bon de commande d’INGELIANCE et en acceptant de travailler avec INGELIANCE, le Fournisseur accepte de répondre à toutes les exigences citées dans ce document. Le Fournisseur confirme avoir lu et compris les exigences des Instructions Générales de Qualité et accepte de se conformer et de respecter toutes ses spécifications pour toutes les commandes acceptées par notre société. Le Fournisseur s'engage à diffuser ce document à tous ses sous-traitants, ses employées, les personnes et services concernés.

Toute dérogation devra être approuvée par avance par écrit par les deux parties. Ces exigences viennent s'ajouter aux exigences spécifiques émises lors des commandes et aux conditions générales des achats (apparaissant au dos des commandes). Toute exigence spécifique ajoutée à une commande, un contrat, etc, ou dans les documents techniques correspondants, est prioritaire aux exigences du présent document. Dans l'éventualité d'une incohérence entre ce document et la commande ou le contrat, la commande prévaut.

Nota : En cas de contradiction entre les exigences définies dans cette instruction, et celles spécifiées sur les commandes d’achats, celles des commandes prévalent.

 

3GENERALITES

Le Fournisseur convient de ne livrer uniquement que des produits dont la qualité a été contrôlée, vérifiée et considérée conforme aux exigences du contrat/commande et spécifications associées par ses soins. Le Fournisseur est responsable de la conformité de ses livraisons et de ses approvisionnements. Le Fournisseur devra se conformer aux exigences spécifiées dans les commandes, cahier des charges, etc. d’INGELIANCE par rapport aux contrôles officiels et agira en accord avec les règlements applicables.

Le Fournisseur convient d’informer INGELIANCE dès que possible par écrit de toute défaillance qui occasionnerait une non-conformité et qui affecterait la qualité du produit.

Le Fournisseur convient d’informer le service Achats d'INGELIANCE ou le Responsable Qualité d’INGELIANCE de tout changement majeur de son organisation (fusion/acquisition, nom de société, fermeture, changement de site, personnes-clés, etc…), de ses méthodes de production (changement ou amélioration d'un procédé, technologie, ressources, etc..), et de tout changement du système de certification qualité externe (certifications, approbations, etc…).

 

4 SÉLECTION

4.1 Fournisseur

Les fournisseurs d’INGELIANCE peuvent avoir un des 4 statuts :

  • Prospect
  • Fournisseur
  • Agréé
  • Blacklisté

 

Le Fournisseur est selectioner par INGELIANCE à partir du moment où son évaluation et son suivi (travail accompli, enquêtes ) démontrent son aptitude à répondre aux exigences d'INGELIANCE. Les documents requis pour une selectin initiale sont :

  • Les documents du fournisseur prouvant qu'ils ont des certifications de qualité et qu'ils ont un système de qualité en place (certifications ISO/EN, approbations, etc…),
  • renseignement du IMPR080 - Fiche d identification fournisseur (fif)
  • Resultat d’enquetes et d'auto-évaluation (IMPR008 applicable dans le cas où le fournisseur ne possèderait pas de certification externe).

 

Dans le cas où un fournisseur est déjà agréé par Ingeliance, la phase de sélection initiale n’est pas nécessaire.

4.2 Inspection

L’Inspection de Première Production (I.P.P.) / First Article Inspection (F.A.I.), est requise au moins dans les cas suivants, considérés comme sources potentielles de risque :

  • Fabrication du produit pour la première fois,
  • Reprise d'activité après deux années de suspension,
  • Changement majeur apporté au produit (dimensions, fonctionnalité, interchangeabilité, matière première, etc…),
  • Changement de procédé de fabrication (changement de technologie, d'équipement, lieu de fabrication, etc…),
  • Changement de source d'approvisionnement,
  • Demande formelle d'INGELIANCE (suite à une demande Client, par exemple).

L'inspection de première production est effectuée sur des produits fabriqués dans des conditions représentatives du procédé de production normal. Elle permet d'approuver le produit et les moyens de production par la validation d'un produit standard (la première réception étant considérée comme première production en l'absence d'un produit standard) et donne au Fournisseur l'autorisation de produire.

Le dossier d'inspection complet sera joint aux premières pièces (Rapport du Contrôle d'Entrée indiquant les résultats des mesures stipulées dans les spécifications, fiches de Matière Première, etc…). Toute nécessité d'approuver le produit selon des spécifications Client particulières sera décrite dans la commande.

4.3 Plan d’Assurance Qualité

Le procédé de fabrication doit être approuvé par INGELIANCE pour garantir sa maîtrise et sa reproductibilité. Le Fournisseur doit alors prevoir d’établir un plan d’assurance qualité si INGELIANCE le spécifie.

 

Ce document peut comporter des parties confidentielles sur ses procédés spéciaux qui seront alors séparées du document général afin de garantir la propriété intellectuelle du fournisseur. Cependant dans le cas de recherche de causes d’anomalie, le fournisseur doit être en mesure de montrer à INGELIANCE les dispositions établies dans son plan d’assurance qualité.

La mise en oeuvre du plan d’assurance qualité  ne se fera que lorsque le procédé de fabrication et le produit auront été figés. Le Fournisseur convient d'informer INGELIANCE avant d’appliquer tout changement au plan d’assurance qualité.

 

5 ENGAGEMENTS DU FOURNISSEUR

Le Fournisseur déclare et garantit qu'il dispose du savoir-faire, des compétences, des ressources humaines et des moyens matériels nécessaires pour être capable de répondre aux demandes d’INGELIANCE, ainsi que des exigences réglementaires.

 

5.1 Le Fournisseur s'engage notamment à :

 

  • satisfaire complètement et totalement à la Commande en respectant toutes les conditions contractuelles ;
  • respecter le planning d'exécution agréé ;
  • affecter tous les moyens nécessaires à l'exécution des Prestations;
  • prendre à sa charge toutes les formations nécessaires à son personnel aux fins du bon déroulement des Prestations ;
  • porter toute son attention à la qualité des Prestations, au respect du présent MODE053 et aux règles de l'art ;
  • tenir constamment informé INGELIANCE de l'avancement des travaux, des difficultés rencontrées, des solutions mises en place, des méthodes employées et des éléments de nature à compromettre la bonne exécution des Prestations ;
  • demander à INGELIANCE toute information utile à l'exécution des Prestations, lui soumettre les choix à effectuer et les options à prendre avec les explications nécessaires afin que INGELIANCE puisse prendre la décision adéquate ;
  • informer et conseiller INGELIANCE sur les choix de solutions, de méthode, la mise en œuvre et l'utilisation des résultats des Prestations ;
  • réévaluer les moyens, le planning et les coûts, à la demande d’INGELIANCE, en cas d'évolution des Spécifications initiales. En cas d'absence de réponse à la demande d’INGELIANCE dans un délai de cinq (5) jours ouvrés, l'évolution correspondante sera considérée comme acceptée ;
  • respecter toutes les dispositions légales, réglementaires ou normatives applicables aux Prestations et notamment celles relatives à la qualité, à la sécurité et à la sûreté.
  • respecter toutes les exigences imposées par le(s) client(s) d'INGELIANCE.

 

5.2 Le Fournisseur déclare et garantit :

 

  • qu’il est compétent pour réaliser les Prestations,
  • qu’il possède ou obtiendra les outils, les moyens et le personnel nécessaires à la réalisation des Prestations,
  • qu’il possède ou obtiendra à ses frais, préalablement à la fourniture de tout service lié aux Prestations, toutes les autorisations de quelque nature qu'elles soient, nécessaires à l'exercice de ses activités et à la réalisation des Prestations,
  • qu’il exécutera toutes les Prestations dans le respect de la loi.

 

 

6 CONFIDENTIALITE

 

Le fournisseur est tenu à la confidentialité pour les informations collectées pendant les pourparlers, l’exécution de la commande et après son exécution. Tout document émanant d'un service d’INGELIANCE doit être soigneusement protégé par le fournisseur, lequel s'y engage expressément. Pour certaines commandes, il peut être demandé au fournisseur, s'il dispose d'une accréditation du Ministère de la Défense. Toute publication des résultats par le fournisseur est interdite, sauf autorisation préalable reçue de la part de l’INGELIANCE. De même, sont prohibées les communications sur l’existence ou l’exécution de la commande y compris la citation dans les références commerciales. La levée de cette interdiction peut être sollicitée sur demande motivée, préalable et écrite auprès de la Direction d’INGELIANCE.

 

7 DROITS D'ACCES ET DE VISITE

Le Fournisseur autorise l'accès à ses locaux et à ceux de ses propres fournisseurs (de niveau 2), aux dossiers d'industrialisation, aux registres, et facilite le suivi des tâches (visite, audit, surveillance, vérification, évaluation, qualification, contrôle d'entrée, etc...), aux parties suivantes :

  • Les représentants d'INGELIANCE ,
  • Les représentants des autorités de régulation (Défense, Aviation Civile, etc…),
  • Les représentants des Clients d'INGELIANCE

Les inspections menées par INGELIANCE ou ses Clients dans les locaux du Fournisseur ne pourront être considérées par le Fournisseur comme des preuves de contrôle qualité effectif et ne dispenseront pas le Fournisseur de sa responsabilité de fournir un produit conforme aux exigences.

Des audits fournisseurs pouront été menés au sein des locaux du fournisseur. Dans ce cas, INGELIANCE fera parvenir au moins de 15 jours avant la date prévue d’audit une convocation au fournisseur qui s’engage à faciliter le déroulement des opérations. En cas d’indisponibilité du fournisseur, celui à s’engage à proposer un date de replanification d’audit ou revue.

 

8 SYSTEME DE MANAGEMENT QUALITE

Le Fournisseur est tenu de fournir des preuves du contrôle et de la mise en oeuvre d'un système de management qualité compatible avec les exigences du présent document, au travers d'instructions écrites, appliquées et entretenues. Il devra se référer à un Manuel Qualité.

 

Les instructions relatives à la fabrication, aux méthodes d'inspection et de vérification/test visant à assurer la qualité du produit devront décrire la mise en oeuvre des moyens, les règles et méthodes d'inspection, la fréquence des interventions et les critères d'acceptation/refus. L'utilisation de méthodes statistiques est recommandée pour les fabrications de série, et peut être imposée dans le cas d’éléments critiques. La conformité du système qualité à la norme ISO 9001 est recommandée. Pour les Fournisseurs de produits destinés à l'aviation civile, la conformité aux documents et aux normes de référence est fortement conseillée : EN/AS 9100-9110-9120, PART 21 - FAR 21 - JAR 21.

Les Fournisseurs qui exécutent la sous-traitance des réparations sur des produits destinés à l'aviation civile devront présenter l'approbation appropriée : PART 145 or FAR 145.

Pour les Fournisseurs de produits destinés à l'armée, la conformité aux documents et aux normes de référence AQAP 2110 applicables est fortement recommandée. Pour le Fournisseurs de produits destinés à l’aeronautique, la conformité aux documents et à la dernière version en vigueur de la norme EN9100 est imposée.

 

 

9 REVUE DE CONTRAT

 

Au cours des revues de contrat, le fournisseur devra vérifier qu'il est capable de répondre à toutes les exigences requises et devra évaluer les risques associés. Le Fournisseur devra s'assurer qu'il possède tous les documents requis pour exécuter la commande selon les conditions de la commande, au dernier niveau d’indice validé.  Il est de la responsabilité du Fournisseur de demander toute information supplémentaire jugée nécessaire. L'accusé de réception de chaque commande sera retourné à l'Acheteur dans les 8 jours suivant la réception par le Fournisseur, daté et signé par une personne autorisée. Toute remarque de la part du Fournisseur sera annotée sur l'accusé de réception. Au-delà de cette limite, la commande sera considérée comme acceptée et sera exécutée selon les conditions définies. En acceptant cette commande, le Fournisseur se déclare capable d'honorer la commande en respectant la qualité, le délai de production et le coût. Le Fournisseur devra alors avoir les moyens de vérifier ses approvisionnements, sa sous-traitance et sa fabrication.

 

10 CONCEPTION

Ce chapitre ne s'applique qu'aux concepteurs de produits spécifiques (en dehors des produits standards/catalogues). Le Fournisseur devra établir et entretenir des procédures écrites de contrôle et de vérification de la conception en accord avec les exigences spécifiées. Le Fournisseur devra préparer un dossier de conception et de développement avec un planning, comprenant :

  • Les différentes étapes du projet,
  • Les activités (en fonction des objectifs de sécurité opérationnels définis par INGELIANCE et des analyses de risque effectuées),
  • Les responsabilités,
  • Les analyses de risque et les caractéristiques-clés définies,
  • Les interfaces organisationnelles et techniques,
  • La conception (préliminaire, décisive) et revues d'approbation,
  • Les données de sortie (plans, instructions, spécifications d'identification, fabrication, vérification et tests, interventions, documentation, maintenance produit),
  • Les autres éléments si demandés (exemples : Plan Qualité, Procédure de Test d'Acceptation).

 

Ce dossier sera soumis à l'approbation d'INGELIANCE, selon les conditions contractuelles.

 

11 GESTION DE LA CONFIGURATION

Le Fournisseur informera INGELIANCE, lorsqu'un processus ou produit est changé ou amélioré, si cette amélioration affecte une caractéristique du dit produit (y compris en relation avec la matière première). L'inspection de première production valide la nouvelle configuration après que des changements significatifs aient été apportés au produit ou au processus de fabrication. INGELIANCE se réserve le droit de refuser ce changement s’il est incompatible avec ses exigences ou celles de ses Clients.

Le Fournisseur ne pourra effectuer un changement qu’après avoir reçu une autorisation écrite d’ INGELIANCE.

Afin de prévenir toute anomalie qui résulterait d’une modification d’un composant du produit, le fournisseur devra être en mesure à tout moment de fournir les preuves de tracabilite de l’ensemble des paramètres de fabrication de l’ensemble des composants du système.

 

12 ACHAT – APPROVISIONNEMENT – SOUS-TRAITANCE

Le Fournisseur devra garantir la conformité aux exigences spécifiées pour le produit acheté (qui aurait une influence sur la qualité du produit fabriqué). Pour ceci, le Fournisseur devra mettre en oeuvre un système d’évaluation et de suivi de ses fournisseurs pour en assurer le contrôle. La liste des fournisseurs avec la portée de leur accord devra être disponible.

12.1 Approvisionnement direct du Fournisseur

Le Fournisseur devra vérifier la qualité de ses approvisionnements et présenter, sur demande d'INGELIANCE, la preuve correspondante (Rapports d'Inspection ou Déclarations de Conformité, Déclarations de Conformité Fabricant pour les grossistes). Le Fournisseur devra avoir un système de traçabilité efficace permettant l’identification de l'origine de ses approvisionnements, basé sur le produit fini et vice-versa.

12.2 Approvisionnements fournis par INGELIANCE

Le Fournisseur s'assurera, à la réception, que les approvisionnements fournis par INGELIANCE sont en bon état (risques relatifs au transport et à la manutention). Dans l'éventualité d'une défaillance, le Fournisseur informera INGELIANCE par mail dans un cours délai. Le Fournisseur s'engage à n'utiliser que ces approvisionnements. La traçabilité sera assurée de manière aussi efficace que pour l'approvisionnement direct.

12.3 Sous-traitance

Le Fournisseur est responsable de la qualité et, en particulier, de la conformité et de la traçabilité de son approvisionnement lorsqu'il est sous-traité et pour tous produits, prestations et matériels achetés à ses sous-fournisseurs. Le Fournisseur est responsable de la transmission aux fournisseurs de niveau 2 de toutes les exigences d'INGELIANCE (comprenant celles de ce document), s'assure que les exigences sont complètement appliquées et transmet les documents nécessaires.

 

13 PRODUCTION

13.1 Dossier de fabrication et de suivi

Le Fournisseur mettra en place un dossier de fabrication et de suivi pour s’assurer de la conformité du produit à chaque étape de sa fabrication. Il comprendra, au moins :

  • Les instructions de fabrication, d'assemblage et d'inspection,
  • L'enregistrement des interventions et des paramètres-clés, visés par les personnes impliquées.

Ces documents devront faire référence au nom du produit, à son identification (référence, numéro de série, numéro de lot), aux documents de référence avec numéro de révision (y compris les plans) et à la configuration équipement.

13.2 Personnel de fabrication et d'inspection

Le Fournisseur s'assurera de la qualification du personnel de fabrication et d'inspection. Dans le cas de processus spéciaux, le personnel devra avoir les qualifications et habilitations requises, selon les normes applicables.

13.3 Processus spéciaux

Tout processus "spécial" (traitement de surface, traitement thermique, matériaux composites, soudage, essais non-destructifs, etc…) sera approuvé par une procédure du Fournisseur. Cependant, si INGELIANCE l'estime nécessaire, INGELIANCE procédera elle-même à l'approbation dans les locaux du Fournisseur. Dans le cas d'exigences spécifiques Client ou réglementaires, INGELIANCE le précisera dans ses commandes et le Fournisseur devra s'y conformer.

13.4 Outillage

Le Fournisseur s'assurera que les outils sont identifiés et vérifiés périodiquement, et qu'ils assurent la conformité des produits. L'enregistrement de ces vérifications sera conservé. Les outils seront conservés dans une zone à l'abri de toute dégradation et dommage accidentel.

 

14 INSPECTION ET TESTS

14.1 Organisation

Avant chaque livraison, le Fournisseur vérifiera et s'assurera de la conformité du produit. Le Fournisseur préparera et entretiendra des procédures écrites d'inspection et de test pour vérifier que les exigences d'INGELIANCE pour le produit sont respectées. Ceci s'applique au contrôle d'entrée, à l'inspection en cours de fabrication, et l'inspection finale avant expédition du produit final. Les opérations d'inspection et de test requises pour vérifier le produit seront menées par du personnel autorisé par le service qualité du Fournisseur. Tous les documents de contrôle doivent être classés selon l'article 20 de ce document et mis à disposition d’INGELIANCE sur demande.

14.2 Equipement d'inspection et de test

Le Fournisseur s'assurera que les équipements d'inspection et de test utilisés pour les produits d'INGELIANCE sont identifiés et périodiquement vérifiés et calibrés, et que les registres résultants sont conservés. INGELIANCE peut demander au Fournisseur de lui fournir tous documents (plan, catalogue, conditions et relevés d'inspection, etc..) qui seraient nécessaires à la vérification de la conformité des fournitures.

 

15 PRÉVENTION DES PIÈCES CONTREFAITES

15.1 Objectif :

  • Diminuer les effets ou la croissance de la menace des pièces contrefaites ou frauduleuses
  • Détecter les pièces frauduleuses ou contrefaites dans les processus du SMQ

15.2 Définition

Pièces reproduites sans autorisation, imitations, substitutions, modifiées (matière première, le pièce, les composants), qui sont sciemment présentées comme de véritables pièces originales (fausses déclaration d'identification, de part number, de version, de numéro de série, de documents , de caractéristiques et de performances)

15.3 Exigences

Le Fournisseur doit planifier, mettre en oeuvre et maîtriser des processus, de façon appropriée, pour prévenir l'utilisation des pièces contrefaites ou suspectées de l’être et leur inclusion dans le(s) produit(s) livré(s) à INGELIANCE ou aux client d’INGELIANCE.

Les processus de prévention des pièces contrefaites devraient prendre en considération :

  • la formation des personnes appropriées à la détection et la prévention des pièces contrefaites ;
  • l'application d'un programme de surveillance des obsolescences ;
  • la maîtrise des sources d'approvisionnement externes, provenant de fabricants d'origine ou autorisés, de distributeurs autorisés ou d'autres sources approuvées ;
  • les exigences permettant d'assurer la traçabilité des pièces et composants jusqu'à leur fabricant d'origine ou autorisé ;
  • les méthodologies de vérification et d’essai permettant de détecter des pièces contrefaites ;
  • la surveillance des remontées d'informations en provenance de sources externes et relatives aux pièces contrefaites ;
  • la mise en quarantaine et la déclaration des pièces contrefaites ou suspectées de l’être.

 

Dans le cas de détection ou suspection de travail sur une piece contrefaite, le fournisseur doit alerter systématiquement Ingeliance.

 

16 CONTROLE DE PRODUIT NON CONFORME

Les produits présentant une défaillance ne devront pas être livrés sans l'accord préliminaire d’INGELIANCE. Pour chaque défaillance, une réclamation doit être envoyée à INGELIANCE. Après une défaillance, le Fournisseur devra mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires et assurer leur suivi.

Un moyen de traçabilité des défaillances et des non-conformités doit être mis en place par le Fournisseur. Tous les incidents de non-conformités doivent être suivis avec précision. Les informations suivantes doivent être communiquées :

 


  • N° De Réclamation
  • Gestionnaire
  • Problème
  • Date réclamation envoyée
  • Acceptation d’Ingeliance
  • Actions proposés
  • Actions prises
  • Date

 

À tout moment, INGELIANCE peut demander que le Fournisseur fournisse le suivi des déficiences et des non-conformités pour une inspection.

16.1 Non-conformités détectées avant livraison

Le Fournisseur devra, dés qu'une non-conformité est détectée, à la réception, pendant la production ou avant expédition, identifier, marquer et isoler dans une zone fermée les produits concernés. Si le Fournisseur estime que le produit est acceptable en l’état, le Responsable Qualité Fournisseur de l'agence d'INGELIANCE impliquée sera informé et une approbation écrite devra être obtenue avant de procéder à la livraison, sous réserve d’acceptation des produits litigieux.  En fonction du degré de non-conformité, une demande de dérogation pourra être requise. La Déclaration de Conformité devra se référer à la défaillance détectée et à l'approbation d'INGELIANCE.

Toute réparation est sujette à l'approbation préliminaire et formelle d’INGELIANCE. Seul le Responsable Qualité Fournisseur de l'agence concernée est autorisé à fournir une telle approbation écrite après examen de la requête. Le produit ainsi réparé sera identifié et l'approbation écrite sera référencée dans les documents joints.

16.2 Non-conformités détectées après livraison

Toute non-conformité mènera à une réclamation avec une demande d'investigation. En plus d'une action corrective immédiate, le Fournisseur devra retourner dans les 10 jours calendaires, une fiche d’anomalie décrivant le défaut, l’analyse des causes ainsi que les actions préventives et correctives décidées.

Si une non-conformité, ou un risque de non-conformité, a été détecté par le Fournisseur après la livraison, le Fournisseur informera INGELIANCE par écrit, dès que possible et communiquera les actions à entreprendre par rapport aux produits déjà livrés.

Dans l'éventualité de non-conformités détectées sur un ou plusieurs produits après réception dans les locaux d'INGELIANCE, ou après retour client, le Fournisseur devra, si INGELIANCE le demande :

 

  • Faciliter le travail des experts d'INGELIANCE dans les locaux du Fournisseur et/ou ceux des Sous-fournisseurs,
  • Seconder les experts qualifiés d'INGELIANCE pour participer aux inspections,
  • Assurer les opérations de tri et de retouche, que ce soit en ses locaux, ou dans les locaux d'INGELIANCE si nécessité par la date butoir, ou en cas de remplacement.
  • En accord avec le Fournisseur, les produits considérés non-conformes et retournés, sont marqués de manière indélébile (sauf cas de retouches ou de tri).

 

Le surcoût engendré au contrôle d'entrée, par les problèmes de production (temps d'arrêt, baisse de cadence, etc…) et/ou le traitement (dérogations, rappels, tri, retouches, etc...) résultant de ces défaillances pourra faire l'objet d'une négociation commerciale entre le service Achats d'INGELIANCE et le Fournisseur.

Le Fournisseur convient d’apporter son soutien à INGELIANCE dans la résolution des problèmes rencontrés après la livraison.

 

17 LIVRAISON – BON DE LIVRAISON

Toute livraison d’une Fourniture devra être accompagnée d'un bordereau de livraison apposé à l'extérieur du colis, avec copie dudit bordereau à l’intérieur du colis, comprenant les informations suivantes :

  • N° de command’INGELIANCE
  • Référence produit INGELIANCE
  • Agence INGELIANCE ou nom de l'acheteur,
  • Quantité livrée,
  • Nombre d'emballages,
  • Date d'expédition, n° de série ou de lot, selon le cas.

 

Le Rapport d'Inspection et/ou le Certificat de Conformité, ou tout autre document d'inspection demandé à la commande, sera joint au bon de livraison pour utilisation lors du contrôle d'entrée. Ces documents font partie intégrante de  la commande et la facturation ne pourra être faite tant qu'ils n'ont pas été fournis. Quand il y a inspection par échantillonnage, le Fournisseur devra isoler et clairement identifier cet échantillon sur le produit et sur les documents d'inspection, de manière à ce que le suivi des inspections d'INGELIANCE soit judicieux.

Le Fournisseur est responsable du déchargement, des opérations de manutention, de l’installation, du montage et de la mise en route de ce Matériel sur le site de l’Acheteur, conformément aux dispositions prévues dans les documents contractuels.

Tous les documents joints seront visés par un responsable autorisé représentant le Fournisseur. Pour les produits dont la législation requiert une fiche de données sécurité, le Fournisseur devra l'envoyer à INGELIANCE.

 

18 CONDITIONNEMENT - STOCKAGE - TRANSPORT

Le Fournisseur devra produire des instructions écrites précises concernant la manutention, le stockage (en particulier les conditions de stockage et la rotation correcte des stocks), les dates d'expiration et l'emballage/conditionnement. Le Fournisseur assurera la conformité de ces instructions depuis la réception des composants jusqu’à la livraison du produit.

18.1 Emballage/Conditionnement

Tout équipement livré doit être propre et exempt de pollution (excepté en cas de protection spéciale).

Toutes les précautions nécessaires seront prises pour éviter la dégradation de marquage.

Les emballages seront réalisés conformément aux documents contractuels, aux réglementations et normes en vigueur. Ils devront comporter si nécessaire des instructions et assurer une protection suffisante pour que la Fourniture ne subisse aucune détérioration pendant le transport et/ou le stockage.

Toute Fourniture endommagée lors de sa livraison sera retournée au Fournisseur et le transport, la remise en état, le montage et les essais éventuels seront à la charge du Fournisseur.

18.2 Stockage/limite de Durée

Les conditions de stockage seront adaptées pour garantir l'intégrité du produit. Pour les produits périssables, le Fournisseur définira les règles de durée de vie, les conditions de stockage, la durée de stockage et la date limite de livraison. Les produits seront identifiés dans ce but et INGELIANCE en sera informé par avance.

Les produits à durée de vie ou de stockage limitée seront livrés à plus de 80% du temps restant de vie ou de stockage. Tout écart à cette exigence devra être approuvé préalablement par INGELIANCE.

18.3 Transport

Sauf indication contraire dans la commande, le fournisseur est responsable de la livraison jusqu’au quai de déchargement de l'adresse indiquée sur le bon de commande.

Le Fournisseur choisira le transporteur de manière à garantir la qualité et le délai de livraison.

 

19 DELAIS

Le Fournisseur accepte de se conformer aux délais contractuels.

Dans l'éventualité où un problème provoquerait le non-respect du délai contractuel, dés que le risque de retard est connu, le Fournisseur devra informer INGELIANCE par écrit et identifier dés que possible l'origine du problème, les actions de parade mises en place et de nouveaux délais devront être négociés.

Dans l'éventualité du non-respect des délais, INGELIANCE appliquera les pénalités contractuelles.

 

20 IDENTIFICATION – TRACABILITE – ARCHIVAGE

Le Fournisseur devra identifier et marquer les produits selon les spécifications contractuelles. Le Fournisseur devra prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la production en série ou par lots, la traçabilité, l’identification et l'archivage des documents du dossier industriel.

Les produits classifiés "dangereux" seront identifiés selon la législation applicable. Le Fournisseur devra conserver tous les documents de définition, de fabrication, d'inspection et de tests dans le dossier d'industrialisation des produits livrés depuis 15 ans (rapports d'inspection et de test, fiches de matière première, déclarations de conformité – les siennes et celles de ses fournisseurs de niveau 2, les documents joints à la livraison, les dérogations, relevés de mesure en cours de production, etc…).

En cas de cessation d'activité, le Fournisseur accepte d’informer INGELIANCE suffisamment tôt pour permettre le transfert des archives dans les locaux d'INGELIANCE.

Au cas où le Fournisseur aurait la responsabilité totale pour la définition des fournitures, et si la commande était soumise à un suivi exercé par l'aviation civile, la durée d'archivage des documents et des plans serait portée à au moins 25 ans.

Les documents seront archivés dans une zone à accès contrôlé et à l'abri des dégradations et dommages accidentels.

 

21 ÉVALUATION DU FOURNISSEUR

21.1 Prestation

Le suivi qualité fournisseurs permet de classer la performance des fournisseurs et de générer la liste des principaux fournisseurs. La qualité est suivie directement dans notre ERP (progiciel). Pour chaque réception, une note est donnée.

 

La qualité globale des prestations pour chaque livraison est calculée sur la base des quatre critères suivants :

  1. Qualité des produits approvisionnés
  2. Respect des délais de livraison
  3. Système qualité et qualité de services
  4. Positionnement commercial

Ces 4 critères sont notés de 1 à 4 :

  1. Inacceptable
  2. Insuffisant
  3. Acceptable
  4. Satisfaisant

 

La réactivité du Fournisseur pour répondre aux réclamations d'INGELIANCE est aussi prise en compte.

 

Une notation globale est calculée pour chaque fournisseur.

21.2 Processus de suivi Fournisseur critique

INGELIANCE réalisera une surveillance des fournisseurs considérés comme « critiques ».

 

Les fournisseurs avec une note inférieure à 2 ou les fournisseurs qui ont plus de 2 FA dans une période de 6 mois seront classés comme fournisseurs critiques.

 

Pour ces fournisseurs, un suivi spécifique renforcé peut être mis en place de manière à s’assurer qu’ils améliorent rapidement leurs performances.

 

21.3 Personnel

En cas de projet ou marché entraînant la nécessité d'accès et/ou la détention d’informations classifiées au niveau « Confidentiel défense », INGELIANCE se réserve le droit d’enquêter sur l’habilitation du personnel du Fournisseur.

Le Fournisseur s’engage à mettre en œuvre et de garantir le suivi des habilitations de l’ensemble des personnes concernées. Pour toutre modification de la validité d’habilitation du personnel associé au projet le Fournisseur doit informer INGELIANCE.

 

 

ANNEXE 1 : CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS

 

 

PREAMBULE

 

Groupe INGELIANCE met en œuvre une politique de responsabilité sociétale d’entreprise (RSE) qui reflète ses valeurs telles qu’énoncées dans son code d’Éthique et a intégré la démarche RSE dans sa stratégie. La politique RSE de Groupe INGELIANCE s’inscrit dans le respect des lignes directrices issues de la norme internationale ISO 26 000.

 

Groupe INGELIANCE associe ses fournisseurs, prestataires et sous-traitants (collectivement ou individuellement désignés ci-après « fournisseur(s) ») à la performance de Groupe INGELIANCE, ce qui implique de les associer étroitement à sa politique RSE.

Dans le cadre de sa politique RSE, Groupe INGELIANCE souhaite mettre à la disposition de ses clients des produits et services conformes aux engagements contractuels, prenant en compte leur cycle de vie et bénéficiant d’une éco-conception ; Groupe INGELIANCE attend de ses fournisseurs qu’ils contribuent à l’atteinte de ces objectifs.

 

Le présent Code de Conduite des fournisseurs de Groupe INGELIANCE (« Code de Conduite ») exprime les principes sur lesquels de Groupe INGELIANCE entend voir ses fournisseurs s’engager, dans le cadre d’une démarche commune de progrès continu et de développement durable.

 

ARTICLE 1: PRINCIPES RSE

 

Les fournisseurs s’engagent à se conformer strictement aux lois et autres règles de droit applicables dans les pays où ils opèrent et à respecter les normes et référentiels du droit international, notamment les normes et référentiels émanant de l’Organisation des Nations Unies (O.N.U.), de l’Organisation Internationale du Travail (O.I.T.) et de l’Organisation de Coopération et de Développement Économique (O.C.D.E.).

En outre, les fournisseurs développent et mettent en œuvre une démarche RSE fondée sur les principes directeurs énoncés ci-après.

 

  1. Gouvernance

 

  1. Les fournisseurs adhèrent au principe d’une gouvernance fondée sur la transparence vis-à-vis de leurs parties prenantes et sur la prévention des risques, en cohérence avec le secteur d’activité qui leur est propre ; à ce titre, ils communiquent clairement vis-à-vis de leurs parties prenantes, en leur fournissant des informations sincères sur leurs objectifs stratégiques, leurs situations financières et leurs systèmes de management social et environnemental.

 

  1. La pratique d’un commerce loyal et respectueux des législations et des pratiques en vigueur, incluant la prévention des actes de corruption, est un impératif permanent de Groupe INGELIANCE.

 

  1. Prévention des conflits d’intérêt

Les fournisseurs préviennent et évitent toute situation créant des conflits d’intérêt. Ces situations apparaissent notamment lorsque les intérêts privés d’un employé ou d’un représentant du fournisseur (ou d’un proche de cet employé ou représentant) interfèrent avec les intérêts de Groupe INGELIANCE.

 

  1. Prévention de la corruption

Quand ils traitent avec des entités publiques ou privées (y compris les employés et représentants de ces dernières), les fournisseurs s’engagent à ne pas offrir, promettre, donner ou solliciter, directement ou indirectement, des avantages de quelque nature que ce soit ou des versements d’argent dans l’objectif de gagner un contrat ou d’en tirer un quelconque profit ou avantage indu.

 

  1. Respect de la concurrence

Dans les pays où ils opèrent, les fournisseurs se conduisent en respectant les lois et textes conventionnels en vigueur concernant la libre et juste concurrence.

 

  1. Environnement

 

Les fournisseurs prennent des mesures appropriées et tangibles pour évaluer, éviter, limiter et atténuer les risques et impacts pour l’environnement liés à leurs activités, en particulier ils :

 

  • s’assurent que leurs opérations sont menées dans le strict respect de la législation et de la règlementation environnementale en vigueur dans les pays où ils opèrent ;
  • limitent l’impact sur l’environnement de leurs activités, en particulier en réduisant dans toute la mesure du possible la consommation d’énergie et de ressources naturelles, en produisant le moins de déchets possible, en contrôlant leurs émissions d’effluents et de toutes autres formes de pollution ;
  • préviennent et atténuent les risques que leur activité peut avoir pour la santé publique (matériaux dangereux, radiations, etc.) ;
  • s’assurent que les produits et services qu’ils fournissent ne contiennent aucune substance ou préparation dangereuses pour l’homme et/ou l’environnement et interdites par la législation et/ou la réglementation applicables dans les pays où ils opèrent ;
  • assurent la promotion d’un système de management environnemental permettant, notamment d’évaluer et prévenir les risques liés à leurs activités et de sensibiliser leurs collaborateurs et leurs fournisseurs.

 

  1. Droits de l’Homme et domaine social

 

Les fournisseurs doivent satisfaire aux standards légaux locaux qui leurs sont respectivement applicables dans le domaine de l’emploi et des relations professionnelles et s’engagent en outre à respecter les standards internationaux dans ledit domaine.

 

En particulier, les fournisseurs :

  • s’interdisent d’employer quiconque de manière illégale, notamment d’employer un étranger démuni des titres et autorisations requis par le droit local (et, pour un citoyen de l’UE, par le droit communautaire) ;
  • s’assurent de l’équité de traitement entre leurs employés, en bannissant toute discrimination pour des motifs d’origine, de mœurs, de sexe, d’âge, d’opinions politiques ou religieuses, d’appartenance syndicale ou de handicap ; la mise en compte de la nationalité des personnes doit être limitée aux exceptions prévues par les législations nationales applicables en particulier celles relatives à la protection des intérêts nationaux ;
  • s’emploient à fournir un cadre de travail qui favorise l’emploi des personnes handicapées (en fonction de la législation locale applicable) ;
  • développent la santé et la sécurité de leurs employés sur les lieux de travail, en prenant toutes mesures raisonnables permettant d’assurer l’intégrité physique des employés, de prévenir les accidents du travail et les maladies professionnelles (formation du personnel, mise en place de procédures d’hygiène et de sécurité au travail, etc.) ;
  • s’engagent à se conformer aux bonnes pratiques locales et à promouvoir une démarche de progrès en matière de couverture sociale et de dialogue/concertation ;
  • bannissent tout comportement ou tout agissement inhumain à l’égard de leurs employés tels que la violence verbale ou physique, le harcèlement moral ou sexuel.

 

ARTICLE 2 : MISE EN ŒUVRE DU CODE DE CONDUITE

 

2.1         Engagement des fournisseurs

 

Les fournisseurs se doivent de satisfaire à minima aux lois et autres règles de droit applicables dans leurs pays respectifs. Si les principes établis par le Code de Conduite sont plus exigeants que les règles de droit applicables dans le pays d’un fournisseur, ces principes prévalent, sous réserve toutefois qu’ils soient compatibles avec les dispositions légales d’ordre public applicables dans le dit pays.

 

Groupe INGELIANCE attend de ses fournisseurs qu’ils mettent cet engagement en œuvre dans la durée et qu’ils s’efforcent de promouvoir au sein de leurs sphères d’influence respectives des comportements qui soient conformes au présent Code de Conduite.

 

ARTICLE 3: DIFFUSION DU PRINCIPE RSE

 

Les fournisseurs de Groupe INGELIANCE s’engagent également à faire leurs meilleurs efforts pour promouvoir et décliner les principes de ce Code de Conduite auprès de leurs propres fournisseurs, prestataires et sous-traitants, et pour les convaincre de mettre en œuvre ces principes.

 

ARTICLE 4: PRIS CONNAISSANCE ET ADHÉRER

En acceptant le bon de commande d’INGELIANCE et en travaillent avec INGELIANCE, le Fournisseur accepte d’avoir pris connaissance et d’adhérer au Code de Conduite des fournisseurs de Groupe INGELIANCE et s’engage vis-à-vis de Groupe INGELIANCE à se conformer à l’ensemble des dispositions dudit Code.

 

 

 

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